Система управления проектами, СМК, электронного архива и документооборота «ЭКОС Проект».

Система «ЭКОС Проект» предназначена для решения следующих задач:

• Детальный контроль исполнения работ по проекту (включая исполнителей, плановые и фактические сроки выполнения), начиная от получения письма-заказа и заканчивая полным завершением работ по договору;
• Составление план-графиков проектных работ и последующий контроль их исполнения, с предоставлением отчетности по просроченным и завершающимся работам;
• Определение загрузки подразделений и института в целом, долевая загрузка проектов. Формирование вариантов коррекции план-графиков при оценке возможности заключения нового договора (изменение или перенос сроков проектирования на основе оценки загрузки подразделений, важности и сложности объектов проектирования);
• Ведение экономического учета договоров, (плановое распределение и фактическое списание финансовых средств отделами, формирование и регистрация справок выполненных работ, распределение финансовых резервов, поступление финансовых средств от заказчиков, оплата за выполненные работы подрядчиками);
• Обеспечение руководства института оперативной информацией о финансовом положении, как по институту в целом, так и по отделам, ГИПам и т.д.;
• Формирование электронного архива канцелярской, нормативно-справочной и проектной документации;
• Защита информации от несанкционированного доступа;

В целом система предназначена для обеспечения руководства и сотрудников полной информацией по конкретным проектам, выполняемым работам, а также сводной информацией (по институту в целом, по заказчикам, по ГИПам, отделам и др.). Информация по проекту содержит процесс выполнения работ, отражающий ход выполнения работ по проекту в целом. По мере выполнения работ, информация дополняется экономическими данными, план-графиком выполнения работ, в электронном архиве формируется проектная документация. Система отслеживает все изменения проектной информации (выполнение работ, разработка документов, проведение финансовых операций) и вносит соответствующие изменения в сводные данные. Система предусматривает возможность оперативного и удобного доступа к любой информации, связанной с проектом. Руководитель может посмотреть ход выполнения работ по проекту, план-график выпуска проектной документации, разрабатываемые и выпущенные документы, экономические данные по проекту. Одновременно с этим, руководители подразделений имеют рабочие места, позволяющие контролировать выполнение работ своими подчиненными и получать сводную информацию по своему подразделению.

Система включает в свой состав следующие модули:

• модуль экономического учета договоров;
• модуль планирования и контроля выполнения работ;
• модуль электронного архива и документооборота;
• модуль автоматизации процессов менеджмента качества;
• модуль настроек и конфигурации системы.