|
Главная
→
Модуль электронного архива и документооборота
Модуль электронного архива проектной документации предназначен для структурированного хранения, быстрого поиска документации и позволяет решить следующие задачи:
-
 Формирование электронного архива проектной и рабочей документации;
-
Формирование электронного архива канцелярской документации;
-
Формирование электронного архива нормативной и справочной документации;
-
Осуществление переноса данных из бумажного архива в электронный архив;
-
Поиск документации;
-
Защита информации от несанкционированного доступа;
-
Создание электронных комплектов проектной документации для передачи заказчикам.
В системе электронного архива, документооборота и управления проектами вся информация представляется в виде древовидной структуры (структура настраивается на этапе внедрения и может быть изменена в любой момент по желанию заказчика). Структура хранения информации отражает логику работы организации и в целом соответствует установленным нормам по работе и хранению бумажной документации.
Канцелярский архив обеспечивает хранение и регистрацию входящей и исходящей документации, внутренней документации организации (приказы, распоряжения и др.). Средства рассылки и согласования документов обеспечивают секретаря возможностью оперативного взаимодействия с сотрудниками организации. Система обеспечивает контроль получения исполнителями приказов, распоряжений и др. Для работы с входящей бумажной корреспонденцией предусмотрена возможность подключения сканера.
Архив нормативной и справочной документации представляет собой электронную техническую библиотеку предприятия, обеспечивает доступ пользователей к ее содержимому и снабжен возможностями поиска и формирования выборок требуемой информации.
 Архив проектной документации обеспечивает средства хранения и работы с проектной и рабочей документацией. Его структура определяется порядком взаимодействий с заказчиками и спецификой выполняемых проектных работ и является полностью настраиваемой. К примеру, можно сформировать такие понятия как объект, проект, раздел проекта, комплект рабочих чертежей, документ и др. Структура проекта может видоизменяться в зависимости от вида проектирования, наличия субподрядчиков или других факторов. Для обеспечения настройки архив имеет гибкую систему шаблонов структуры архива и шаблонов документов архива. В процессе работы с документом, проектировщик имеет возможность создания рабочих версий документа, для хранения различных вариантов проектных решений. В ходе работы над документом, система предоставляет доступ к его редактированию только одному пользователю, но имеет средства для передачи документа на согласование или изменение другому пользователю. После разработки и согласования документа, проектировщик отправляет документ (или комплект документов) архивариусу для окончательного помещения в архив. В системе контролируется весь состав выпускаемой проектной документации, история разработки и версии изменения документов.
Пользователь имеет возможность работать (в зависимости от прав доступа и нужного уровня детализации) как со всей моделью объекта (здания, дороги), так и с каким-либо одним уровнем иерархии (этаж, подъездные пути). Система обеспечивает возможности настроек видимости и доступа пользователей (групп пользователей), как к структурным элементам архива, так и к отдельным документам.
На основании информации хранящейся в базе данных системы в любой момент возможно получение различных отчетов (в том числе, настроенных пользователем) по наличию и состоянию входящих объектов (разработка, согласование, изменение, даты начала и окончания разработки и др.).
Возможность создания различных выборок и аналитических отчетов позволяет руководству быстро получать актуальную информацию по проекту. |
|
|
